Deklaro pri Privateco
La organizantoj de la Toronto 2025 Dulanda Kongreso de Esperanto (la “DK”) estas la Loka Kongreso Komitato (la “LKK”), volontula korpo de Kanada Esperanto-Asocio (Reg. Kartit-organizaĵo #118977487). La LKK kompromitas protekti la privatecon de kongresanoj, volontuloj, donacantoj kaj partoprenantoj, kaj subtenas ĝeneralan politikon de malfermiteco pri kiel ni kolektas, uzas kaj malkaŝas personajn informojn.
La celo de ĉi tiu Deklaro pri Privateco estas por informi vin pri la praktikoj de LKK rilate al la kolekto, uzo kaj malkaŝo de personaj informoj kiuj povas esti kolektitaj de ni per via plenigo de DK-formularoj aŭ alie liverante informojn por partopreni en DK-eventoj, aŭ per nia retejo. Plenigante la formularojn, ĉu vi mem aŭ nome de via dependanto, partoprenante en niaj eventoj, aŭ uzante nian retejon, vi konsentas pri la kolekto, uzo kaj malkaŝo de viaj personaj informoj (kiel difinitaj sube) kaj, se aplikeble, la personaj informoj de via dependanto konforme al la sekvaj terminoj kaj kondiĉoj.
Ĉi tiu Deklaro pri Privateco ankaŭ klarigas kiel vi povas kontakti nin se vi havas demandon pri, volas ŝanĝi aŭ forigi ajnan personan informon, kiun la LKK povas havi pri vi aŭ, se aplikeble, via dependanto. Ni forte rekomendas ke vi legas ĉi tiun Deklaron pri Privatecon kaj konservos ĝin por estonta referenco.
Personaj Informoj
Por la celo de ĉi tiu Deklaro pri Privateco, “personaj informoj” signifas informojn pri identigebla individuo, kiu povus esti uzata por identigi, kontakti aŭ lokalizi individuon. Ĉi tio inkluzivas sed ne estas limigita al nomo, naskiĝdato, sankarto-numero, IP-adreso, telefonnumero, retpoŝtadreso aŭ poŝtadreso.
Kiajn Personajn Informojn ni kolektas
La LKK kolektas personajn informojn por registri kongresanoj en la DK, por ekzameni kandidatojn aŭ volontulojn por partopreno en programoj, kaj helpi efike kaj sekure provizi agadojn kaj eventojn por partoprenantoj de DK. Informoj ankaŭ povas esti kolektitaj por elsendi Invitleterojn al eksterlandaj partoprenantoj, kiuj bezonas tian, por ke ili akiru vizon por eniri Kanadon. Ĉi tiuj informoj povas inkluzivi sed ne estas limigitaj al kontaktinformoj (kiel nomo, adreso, retadreso kaj telefonnumeroj), aĝo, edukado, dungada historio, volontula sperto, pruvo de identeco (kiel pasporto aŭ subskribo), policaj referencokontroloj, referencoj kaj informoj pri sanaj kondiĉoj, alergioj kaj medikamentoj.
La LKK ankaŭ povas kolekti financajn informojn (kiel kreditkartajn informojn kaj bankajn informojn pri personaj ĉekoj), per sekuraj pagperantoj, de kongresanoj kaj program-partoprenantoj, por efektivigi pagojn aŭ repagojn.
Enirante DK-konkursojn, partoprenantoj sub la aĝo de 14 estas postulataj indiki kuratoran konsenton antaŭ la sendado de personaj informoj. Sur aliĝ-formularoj, ni povas peti la antaŭnomon, familian nomon, retpoŝtadreson kaj telefonnumero de la partoprenantoj. Ĉi tiuj personaj informoj estas kolektitaj, uzataj kaj malkaŝitaj nur por aljuĝi konkursajn premiojn.
Kiel ni uzas viajn Personajn Informojn
Personaj informoj kolektitaj de organizantoj aŭ reprezentantoj de la DK estas uzataj nur por organizi kaj okazigi la Dulandan Kongreson kaj ĝiajn rilatajn programojn. La LKK povas uzi viajn personajn informojn por faciligi komunikadon inter programoj, kaj por komuniki kun vi per dissendoj, bultenoj, anoncoj pri venontaj eventoj kaj ŝancoj, kaj lige kun kvestpetoj. La LKK uzas viajn informojn pri kapabloj, dungad- kaj volontul-historio por plej bone uzi viajn talentojn en la servo de nia organizo, ekzemple kiel volontulo. La LKK uzas informojn pri sano por helpi certigi la taŭgan respondon al ajna situacio de sano kiu povas okazi dum niaj agadoj, programoj aŭ eventoj. La LKK uzas financajn informojn nur por plenumi registran aŭ donacan transakcion.
La LKK konservas datumbazon de informoj pri kongresanoj kaj partoprenantoj, kiu estas uzata por konservi aktualajn kontakt-informojn, krizajn kontakt-informojn, statuson kaj historion de via partopreno en la DK. Nur LKK-anoj kaj volontuloj kun legitima bezono aliri ĉi tiujn informojn havas aliron al la datumbazo. Bonvolu vidi la suban sekcion pri korektado kaj ĝisdatigo de viaj informoj por pliaj detaloj pri kiel korekti eventualajn erarojn en via datumbaza dosiero.
Ajnaj demandoj pri kiel la LKK uzas viajn personajn informojn devas esti direktitaj al info@toronto2025.net ĉe: Privateca Oficisto.
La LKK ne malkaŝas personajn informojn al individuoj, organizoj aŭ korporacioj ekster la LKK iam ajn aŭ pro ia kialo, krom kun la konsento de la individua partoprenanto aŭ laŭ ni devas sub leĝo.
La LKK povas dividi personajn informojn kun triaj partioj engaĝitaj por helpi nin provizi servojn al vi aŭ plenumi unu aŭ pli el la supre priskribitaj celoj. La triaj servaj provizantoj konsistas el sed ne limigitaj al la funkcioj de posedaĵrezervadoj, registrado de agado kaj evento, komercado, pagpretigo kaj policaj rekordaj kontroloj. Ĉi tiuj servaj provizantoj estas malpermesitaj uzi tiajn personajn informojn por iu ajn alia celo krom provizi ĉi tiun helpon kaj estas postulataj por protekti personajn informojn malkaŝitajn de la LKK kaj observi la ĝeneralajn privatecajn principojn priskribitajn en ĉi tiu Deklaro pir Privateco. En kelkaj kazoj, personaj informoj de individuoj kiuj estas nek kanadanaj nek kanadaj Permanentaj Loĝantoj povas esti transdonitaj ekster Kanado. En tiuj kazoj, la informoj estos submetitaj al la leĝoj kaj regularoj de la jurisdikcio, kie la informoj estas transdonitaj.
La LKK rezervas rajton malkaŝi personajn informojn al tria partio, se leĝo, registara regularo, leĝa serĉ-mandato, asigno aŭ juĝa ordono laŭleĝe postulas aŭ rajtigas nin fari tion.
Scio kaj Konsento
La LKK kolektas personajn informojn pri vi aŭ, se aplikeble, via dependanto nur kiam vi memvole provizas ĝin. Kutime, ni serĉos konsenton por la uzo aŭ malkaŝo de tiaj personaj informoj en la momento de kolekto. En certaj cirkonstancoj, konsento povas esti serĉata post kiam la informoj estis kolektitaj sed antaŭ uzo (ekzemple, kiam ni volas uzi informojn por celo ne antaŭe identigita).
La formo de konsento, kiun ni serĉas, inkluzive ĉu ĝi estas esprima aŭ implicita, plejparte dependos de la sekreteco de la personaj informoj kaj la akcepteblaj atendoj de la individuo en la cirkonstancoj. Kiam vi plenigas DK-formularon, ekzemple, vi implicas ke ni povas uzi tiujn informojn por la celo por kiu vi plenigis la formularon.
La LKK konservas rekordon de la historio de partoprenantoj kun la organizo, inkluzive de partopreno en agadoj kaj eventoj de DK. Partoprenante en la DK, vi agnoskas, ke ni povas konservi ĉi tiun rekordon kaj konsenti pri tia konservado, tiom longe kiom necesas por plenumi impostajn kaj aliajn regularojn. Ni ne uzos ĉi tiun informon por iu ajn alia celo, krom kun via konsento.
Vi povas retiri konsenton iam ajn, kondiĉe de leĝaj limigoj (kiel ekzemple, protekti la LKK kontraŭ leĝa respondeco) kaj akceptebla antaŭ-avizo. Se vi volas repreni vian konsenton, bonvolu retpoŝti al info@toronto2025.net atento: Privateca Oficiro. Ni informos vin pri la implicoj de retiro de konsento kiel konvene.
La LKK ne postulas, kiel kondiĉo de aliĝo aŭ partopreno, ke vi konsentu pri la kolekto, uzo aŭ malkaŝo de informoj krom tio necesa por plenumi la eksplicite specifitajn kaj legitimajn celojn por kiuj la informoj estas provizitaj.
La Kolekto, uzo aŭ malkaŝo de Personaj Informoj
La LKK povas periode kontakti aliĝintojn aŭ partoprenantojn por rekte peti iliajn ideojn, opiniojn kaj komentojn kaj doni informojn pri venontaj eventoj. Se vi ne volas, ke la LKK kontaktu vin, vi povas reteni la permeson aŭ retiri ĝin iam ajn. Se vi volas repreni permeson, bonvolu kontakti info@toronto2025.net atento: Privateca Oficiro.
La LKK ne malkaŝos personajn informojn de neplenaĝa dependanto sen la eksplicita konsento de gepatro/kuratoro, krom kie postulas la leĝo.
Kolekto kaj uzo de demografiaj datumoj
Konforme al nia engaĝiĝo al diverseco kaj inkluzivo, ni opinias demografia datumkolekto utila por efike identigi kaj forigi sistemajn barojn al plena partopreno de minoritataj kaj malfavorataj grupoj en niaj agadoj.
La informoj, kiujn vi provizas en DK-enketoj, estas gravaj, ĉar ĝi helpas la LKK pli bone kompreni la demografion, kiu enhavas nuntempe DK-partoprenantojn, kaj fari la necesajn ŝanĝojn por certigi pli inkluzivajn kulturojn, programojn kaj praktikojn kiuj estos signifaj kaj signifaj por ĉiuj partoprenantoj.
La informoj, kiujn vi provizas, estos konservitaj konfidencaj kaj nur uzataj en entuta formo laŭ la plej alta normo de homaj rajtoj kaj privateca leĝaro. La datumoj estos konservitaj en sekura informsistemo.
Via partopreno en DK-enketoj estas ĉiam libervola.
Kiel ni protektas viajn Personajn Informojn
La LKK faras ĉiujn akcepteblajn klopodojn por certigi, ke personaj informoj kolektitaj de vi estas protektitaj kontraŭ perdo kaj neaŭtorizita uzo. Ĉi tiu protekto validas rilate al informoj konservitaj en elektronika kaj paperkopia formo. Aliro al viaj personaj informoj estas limigita al elektitaj volontuloj. Krome, la LKK uzas ĝenerale akceptitajn inform-sekurecajn teknikojn, kiel ekzemple fajroŝirmiloj, alirkontrol-proceduroj kaj kriptografio, por protekti personajn informojn kontraŭ perdo kaj neaŭtorizita aliro.
Reteno de viaj Personaj Informoj
La LKK konservas viajn personajn informojn tiom longe kiom necese por plenumi la celojn por kiuj ili estis kolektitaj. En kelkaj kazoj, povas esti necese ke la LKK konservu personajn informojn senfine, por protekti kontraŭ respondeco en okazo de disputo aŭ por arkivaj kaj organizaj celoj. Krom se vi eksplicite retiras vian konsenton, ni konservos vian nomon kaj partopren-historion post la fino de via aktiva partopreno, por ke ni povu arkivi vian partoprenon. Ajna alia persona informo estos redaktita, anonimigita aŭ detruita tri jarojn post via lasta partopreno, aŭ pli frue se la informoj ne plu rilatas al la celo por kiu ĝi estis kolektita.
La LKK estas parto de nacia neprofitcela organizo (KEA), kaj havas ĉefsidejon en Toronto. Dum datumoj estas komunikitaj kaj stokitaj en la provinco de Ontario, ĝi ankaŭ povas esti konservita nacie kaj internacie kiam aplikebla.
Retejo
Se vi vizitas la retejon de la DK kaj ne aktive liveras ajnajn personajn informojn, la LKK ankoraŭ povas stoki certajn informojn aŭtomate, per la lokigo de tekst-dosiero nomata “kuketo” en la retumila dosierujo de la memorila disko de via komputilo. La kuketo ne povas esti legata de iu ajn retejo krom tiu, kiu starigis ĝin. Se vi elektas modifi vian retumilon por malŝalti kuketojn, iuj paĝoj de ĉi tiu retejo eble ne funkcias bone.
La LKK nur kolektos kaj stokos la jenajn informojn pri via vizito al nia retejo:
1. La interreta domajno de kiu vi aliris la retejon de la DK;
2. La tipo de retumilo kaj operaciumo, kiun vi uzas;
3. La dato kaj horo de via vizito;
4. La paĝoj ene de la DK-ejo, kiun vi vizitas, inkluzive de tempodaŭro ĉe ĉiu; kaj
5. Se vi ligis al alia retejo de la retejo de DK, la adreso de tiu retejo.
La LKK uzas ĉi tiujn informojn por kalkuli la nombron da vizitantoj al la malsamaj retpaĝoj de DK, por igi la retejon pli utila al niaj registrintoj kaj vizitantoj. Vi devas konscii, ke funkciigistoj de ligitaj retejoj ankaŭ povas kolekti viajn personajn informojn (inkluzive de informoj generitaj per la uzo de kuketoj) kiam vi ligas al iliaj retejoj. La LKK ne respondecas pri kiel tiaj funkciigistoj kolektas, uzas aŭ malkaŝas viajn personajn informojn, do gravas konatiĝi kun iliaj privatecaj politikoj antaŭ ol liveri al ili viajn personajn informojn.
Ŝanĝoj al ĉi tiu Privateca Deklaro
La LKK konservas la rajton modifi ĉi tiun Deklaron pri Privatecon en ajna momento. La Deklaro pri Privateco afiŝita per la retejo de DK estos konsiderata kiel la Deklaro pri Privateco en efiko. Aktuala kopio de la Deklaro pri Privateco povas esti akirita iam ajn kontaktante info@toronto2025.net atento: Privateca Oficiro.
Kiel korekti aŭ ĝisdatigi viajn informojn
Vi povas helpi nin konservi la precizecon de viaj personaj informoj, aŭ la personajn informojn de via dependanto, informante nin pri ajnaj ŝanĝoj al ĉi tiu informo. Vi povas kontakti nian Privatecan Oficiron por peti aliron aŭ korekti aŭ ĝisdatigi viajn personajn informojn.
Plendoj
Se vi opinias, ke personaj informoj estis erare kolektitaj, uzataj aŭ malkaŝitaj de la LKK aŭ LKK-reprezentanto, aŭ se vi havas kialon kredi, ke la LKK eble ne sekvas al ĉi tiu Deklaro pri Privateco, bonvolu kontakti info@toronto2025.net atento: Privateca Oficiro por diskuti la okazaĵon. La plej ofta privatec-rompo rilatas al la neaŭtorizita malkaŝo de personaj informoj – ĉu ĝi estas perdita, ŝtelita aŭ preter-intence malkaŝita pro homa eraro. Bonvolu inkluzivi ĉiujn faktojn de la suspektata malobservo, inkluzive de nomoj, datoj, lokoj, kaj detalan priskribon de la okazaĵo same kiel ajnan apogan dokumentaron.
La Privateca Oficiro lancos revizion de la okazaĵo kaj respondos ene de tridek tagoj. La respondo al privateco-rompo dependos de la cirkonstancoj kaj speco de informoj trafitaj. informojn.
Kontaktu nin
Se vi ne plu volas ricevi retpoŝton de la LKK, bonvolu sendi sciigon retpoŝte al info@toronto2025.net inkluzive de la retadreso, kiun vi volas forigi el niaj dosieroj.
Se vi havas demandojn pri privateco aŭ la Deklaro pri Privateco de la DK, bonvolu kontakti nian Privatecan Oficiron ĉe:
Privateca Oficiro
P.O. Skatolo 25060
Halifakso, Nov-Scotio
B3M 4H4
info@toronto2025.net
Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
Canadian Anti-Spam Legislation (CASL)
DK Deklaro pri Privateco v.1